Comment j'ai pu stopper mon abonnement Clickup pour gérer mes projets dans Notion, gratuitement 😊

Table des matières

• Introduction
• Mes anciennes habitudes de travail
• Adieu ClickUp, bonjour Notion
• Centraliser les données avec Windmill.dev
• Gérer le temps avec TMetric
• Des automatisations avec Make
• Conclusion
• Liens utiles

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Introduction

🚀 La gestion de projet est un élément important, et même un studio de jeux vidéo ne peut pas y déroger. C’est déjà assez compliqué comme ça, alors si on pouvait tout centraliser dans un seul outil au quotidien, ce serait plus simple.

Découvrez comment j’ai optimisé le suivi des tâches sans abonnement à un logiciel payant. Ou encore comment je suis passé de Notion, ClickUp et Harvest à simplement Notion et TMetric. Et enfin quel rôle peut avoir l’automatisation avec des outils comme Make ou Windmill.dev. Curieux de connaître les détails ? Allons-y !

Un aperçu avant/après d’une tâche dans Notion et ClickUp.

Mes anciennes habitudes de travail

Avant de trouver ma configuration actuelle, j’utilisais ClickUp (version payante) pour la gestion des tâches, Harvest (version gratuite) pour le suivi temporel et Notion uniquement pour la documentation et la prise de notes (version gratuite).

Bien que cette configuration fonctionnait globalement, je trouvais compliqué le jonglage entre différentes applications et regrettais tout de même certains bugs et restrictions de la version payante ‘small team’ de ClickUp.

J’ai alors décidé de chercher une solution plus flexible, polyvalente et adaptée à mes besoins de centralisation.

Adieu ClickUp, bonjour Notion

😎 Avec Make (anciennement Integromat), un outil d’automatisation qui permet de coder ses propres scénarios, j’ai pu migrer ma base de données ClickUp vers Notion sans interaction manuelle. Il a seulement fallu indiquer la correspondance entre les données des deux côtés.

Le scénario de migration en action : les routes sont différentes selon que la tâche existe déjà ou non, pour éviter les doublons.

Grâce à la customisation des bases de données Notion, j’ai pu non seulement retrouver les fonctionnalités de ClickUp mais aller encore plus loin en interconnectant les tâches avec la documentation, les tableaux de bord etc.

Pour construire mon espace Notion, je me suis inspiré de la méthode P.A.R.A. qui interconnecte les bases suivantes :

• 🚧Projets: les projets répondent à un 🏆Goal, lui-même segmenté en 📍Milestones
• 🎨Areas: les différents grands domaines sur lequels on intervient
• 📁Resources: des sous-parties spécialisées d’un domaine
• 🪔Archives: afin que les éléments terminés ne polluent pas mais que l’on puisse les consultés.

💡Vous pourrez même trouver des templates Notion implémentant cette méthode sur le net.

J’ai agrémenter les bases avec des formules qui affichent les données comme cela me convient. Enfin j’ai créé les différente vues qui me sont utiles.

Vue calendrier.

Vue diagramme de Gantt avec les dépendances.

Vue Kanban avec les colonnes en fonction de l’état d’avancement.

Gérer le temps avec TMetric

⏱️ Pour combler l’absence de suivi temporel dans Notion, j’ai testé plusieurs outils et j’ai finalement jeté mon dévolu sur TMetric. Son extension navigateur permet d’enregistrer facilement le temps passé sur chaque tâche directement sur la page Notion.

Tracker le temps devient facile lorsqu’un bouton est présent directement sur la page Notion.

Des automatisations avec Make

💰 Les automatisations dans Notion sont payantes, mais Make permet de pallier à cela. En parlant d’automatisations, Make est extrêmement puissant. Je n’utilise qu’une infime partie de ses capacités, mais cela suffit déjà à grandement fluidifier mon workflow.

🎉 Voici un exemple d’automatisation que j’ai créée : lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans Notion, Make lui attribue automatiquement le même projet que sa tâche parente. Cela m’évite de le faire manuellement et elle apparaitra bien dans les filtres de mes vues Notion.

Il y a une route différente si la tâche possède une tâche parente ou pas.

Centraliser les données avec Windmill.dev

⚙️ Lors de ma recherche d’outils d’automatisation, j’ai découvert Windmill.dev, une excellente alternative à Make pour les développeurs. Windmill.dev permet d’aller au-delà des connecteurs classiques en proposant la possibilité d’appeler les APIs directement, de manipuler les données en Typescript, d’afficher des logs et même de s’auto-héberger pour s’affranchir des restrictions.

Grâce à Windmill.dev, j’ai pu connecter Notion avec TMetric pour rapatrier les données de tracking afin qu’elles soient hébergées dans Notion.

Le flux prend en entrée une date précise ; sinon, il prend automatiquement les tâches à la date d’hier. Puis il vient ajouter la durée dans la tâche Notion correspondante (afin de pouvoir l’exploiter).

Conclusion

🌟 En combinant Notion, Make/Windmill.dev et TMetric, j’ai réussi à arrêter mon abonnement Clickup et à gagner en flexibilité et en contrôle sur mes données.

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Liens utiles

• Notion
• TMetric
• Make
• Windmill.dev
• ClickUp
• Harvest